【2025年版】徹底比較！オススメのワークフローシステム6選！

皆さんの会社では、申請を行う際にどのような方法でおこなっていますか？

「ExcelやWordを使用した紙のワークフロー」をしていて、申請から承認までに多くの手間と時間がかかっている…なんて企業様はありませんか？

その手間を解決するには、「電子稟議・電子承認」への移行が望ましいです。
そこで今回は、ワークフローシステムの機能やメリット、製品を選ぶ時の比較ポイントについて解説します。

目次

• ワークフローシステムとは？
• ワークフローシステムのメリット
• ワークフローシステムの比較ポイント・選び方
• ジョブカン ワークフロー
• コラボフロー
• X-point Cloud
• Create!Webフロー
• バクラク申請
• kickflow
• まとめ

ワークフローシステムとは、社内の稟議申請から承認までの一連の流れをシステム上で効率的に行えるツールで、「電子承認システム」「電子稟議システム」とも呼ばれています。

稟議書や報告書、交通費などの経費精算や休暇取得・住所変更といった届出申請など、様々な手続きを効率化します。

各種申請業務がシステム上で完結するため、申請～承認まで迅速化します。
承認をする責任者が不在の場合でも、クラウド版の製品であれば出先からも承認・決済を実行することができるため、業務効率化に繋がります。

領収書や請求書の自動読み取り機能など、ヒューマンエラーを防げる機能を備えたシステムもあります。
また、作成した書類に記入ミスや漏れがあった際に、アラートで知らせてくれる機能が搭載されたシステムもあります。

ワークフローシステムは、事前に設定した申請ルールや承認フローを元に運用されるため、社内規定に則った正しい運用を実現できます。

「いつ・誰が・何を、承認したのか」「誰が、承認したのか」などの記録をシステム上に残すことが出来るため、改ざん防止・不正防止に役立ちます。

承認・申請フローは、企業規模が大きいほど複雑になります。
例えば、従業員数が1,000名を超える規模では、決済金額の多寡や納期の長短などによって独自の申請ルールが設けられていることもあります。
そのため、長期化・複雑化する承認フローに対応できるものを選ぶ必要があります。

また、大企業の場合はコンプライアンスに沿ったセキュリティ対策の観点も大切なポイントです。

ほぼ全てのワークフローシステムが外部システムとの連携に対応しています。
しかし、経費精算システムや会計システム、ビジネスチャットのslackやchatworkなど多様な業務システム・アプリとの連携が可能ですが、連携可能なツールの種類は製品によって異なります。そのため、自社で使用している外部システムと連携しているのかどうかの事前確認が必要です。

既存のExcel、word、PDFファイル形式の申請書をそのままシステムにインポートしてデジタル化できたり、承認作業はチャットツールとの連携でアプリ上での承認・却下などが可能な製品もあります。
導入後の社内への浸透や従業員の継続的な利用、そして本来の目的である業務効率化が実現できるのかの見極めは重要なポイントです。

機能面だけでなく、企業のセキュリティ要件を満たした運用ができるのかも確認が必要です。
編集・更新履歴がわかる証跡管理や、役職などによる編集・閲覧権限設定が可能なもの、二段階認証やデータのバックアップ体制などが充実しているなど、企業ごとにあった製品を選択することが大切です。

引用元：ジョブカンワークフローWebサイト

引用元：コラボフローWebサイト

引用元：X-point Cloud Webサイト

引用元：Create!Webフロー

引用元：バクラク申請Webサイト

引用元：kickflow Webサイト

今回は、社内の稟議申請から承認までの一連の流れをシステム上で効率的に行える、ワークフローシステムのオススメ製品をご紹介しました。

ワークフローシステムは、単に社内申請を電子化するだけでなく、企業が行う様々な申請や承認といった業務プロセスをシステム上で効率的に管理し、自動化するための非常に強力なツールです。

製品には、申請・承認に特化したものや、既存のExcelファイルをそのまま活用できるもの、バックオフィス業務全体を効率化するものなどの様々なタイプが存在します。

今回の記事を参考にしていただきながら、自社に合った商品を見つけてみてください。

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